Η ΤΕΧΝΗ ΚΑΙ ΟΙ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΤΟΥ MANAGEMENT (Ι)
Του ΝΙΚΟΥ ΚΕΛΠΕΚΗ
Με το άρθρο αυτό εγκαινιάζουμε μία σειρά παρουσιάσεων σχετικά τόσο με την τέχνη της διοίκησης όσο και με τις διάφορες τεχνικές που καλούμαστε να εφαρμόσουμε στην επιχείρηση για να την ασκήσουμε. Η άσκηση της διοίκησης, μαζί με τους ανθρώπους, τα κεφάλαια και τα μέσα, θεωρείται από την σύγχρονη οικονομική των επιχειρήσεων ένας από τους τέσσερις συντελεστές της παραγωγής.
Θα μπορούσαμε να ορίσουμε τη διοίκηση ως την τέχνη του να επιτυγχάνουμε αποτελέσματα βάσει στόχων, μέσα από την ορθολογική διαχείριση των κεφαλαίων και των μέσων, αλλά κυρίως μέσα από την επίτευξη προσχώρησης, συμμετοχής και συνεργασίας των ανθρωπίνων πόρων της επιχείρησης ή του τμήματος που διοικούμε.
Η τέχνη της διοίκησης δεν είναι βέβαια προϊόν της βιομηχανικής επανάστασης και ακόμα λιγότερο της μεταβιομηχανικής περιόδου που διανύουμε. Έχει τις απαρχές της σε πολιτισμούς πολύ παλαιότερους του δικού μας και γεωγραφικά θα τοποθετούσαμε το λίκνο της περισσότερο στην πλευρά των παλαιών ηπείρων παρά στον υπερατλαντικό Νέο Κόσμο. Ασχέτως αν σήμερα επικρατεί ο αγγλοσαξωνικός όρος management, η σύγχρονη διοίκηση σαφώς και δεν είναι αμερικανική εφεύρεση. Όταν ο Αριστοτέλης έγραφε ότι «Για να επιτύχεις πρέπει πρώτα να έχεις ένα ιδεώδες, ένα στόχο ξεκάθαρο, ακριβή, πραγματοποιήσιμο. Κατόπιν ν’ αποκτήσεις τα μέσα: γνώση, χρήμα, υλικά, μεθόδους. Τέλος να κατευθύνεις τα μέσα προς την επίτευξη του στόχου», έδινε ίσως τον πλέον ολοκληρωμένο και σύγχρονο ορισμό της διοίκησης, αιώνες πριν ο σημερινός Δυτικός Κόσμος ξαναανακαλύψει και υιοθετήσει τις αρχές της.
ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ
Ο καθορισμός στόχων επιχειρηματικών ή στόχων τμήματος είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την αποτελεσματική άσκηση της διοίκησης. Αν δεν γνωρίζεις τί θέλεις να επιτύχεις, δεν γνωρίζεις πώς να διοικήσεις τους συντελεστές της παραγωγής πλούτου. Γι αυτό λοιπόν το πρώτο μέλημα κάθε επιχειρηματία ή στελέχους θα πρέπει να είναι ο έγγραφος καθορισμός στόχων.
Για να είναι αποτελεσματικοί οι στόχοι, πρέπει να έχουν τις εξής ιδιότητες:
- Να είναι ρεαλιστικοί, δηλαδή πραγματοποιήσιμοι
- Να είναι μετρήσιμοι, δηλαδή συγκεκριμένοι και αριθμητικοί
- Να είναι συμβατοί, δηλαδή ν’ ανταποκρίνονται στους ευρύτερους σκοπούς της επιχείρησης
- Να είναι σαφείς, δηλαδή απλοί και κατανοητοί για όλους
- Να είναι αποδεκτοί, δηλαδή να προκαλούν την επιθυμία προσχώρησης σε αυτούς
Tip!
Παρ’ όλο που η ρευστή εποχή μας δεν ενδείκνυται για στοχοποίηση και σχεδιασμό σε βάθος χρόνου, είναι
απαραίτητο να αρθρώσουμε διαχρονικά την πορεία των στόχων μας, ορίζοντας τα ενδιάμεσα επιθυμητά
αποτελέσματα σε βραχυπρόθεσμες (έως 1 έτος), μεσοπρόθεσμες (μέχρι 2-3 έτη) και μακροπρόθεσμες
(το πολύ μέχρι 5 έτη) περιόδους.
ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ
Η άσκηση της διοίκησης είναι στην πραγματικότητα η επιτέλεση από το στέλεχος μιας σειράς συγκεκριμένων λειτουργιών, κάνοντας χρήση όλων των διαθέσιμων μέσων και ικανοτήτων, με σκοπό την επίτευξη στόχων τόσο οικονομικών όσο και ανθρώπινων. Οι λειτουργίες αυτές θα μπορούσαν να διαχωριστούν σε δύο κατηγορίες:
Κεντρικές λειτουργίες της διοίκησης:
- Σχεδιασμός
- Οργάνωση
- Ηγεσία
- Συντονισμός
- Έλεγχος
Υποστηρικτικές λειτουργίες της διοίκησης:
- Δημιουργικότητα
- Λήψη Απόφασης
- Επικοινωνία
- Ανάθεση Αρμοδιοτήτων
- Παρακίνηση
Η σχέση μεταξύ των κεντρικών και των υποστηρικτικών λειτουργιών της διοίκησης δεν είναι μία σχέση ιεραρχίας: οι κεντρικές λειτουργίες δεν είναι περισσότερο σημαντικές από τις υποστηρικτικές, ούτε μπορεί να ασκηθεί αποτελεσματική διοίκηση όταν επιτελούνται μόνο οι κεντρικές λειτουργίες.
Οι υποστηρικτικές λειτουργίες επιτελούνται με τρόπο «εγκάρσιο» ως προς τις κεντρικές, μπορεί δηλαδή να υλοποιούνται ταυτόχρονα, παράλληλα ή ως προϋποθέσεις σχετικά με τις κεντρικές λειτουργίες, βοηθώντας στην αποτελεσματικότερη διεκπεραίωσή τους.
Tips!
- Η πλημμελής, μερική ή μηδενική επιτέλεση των δέκα λειτουργιών της διοίκησης διασφαλίζει ένα σίγουρο αποτέλεσμα: την αποτυχία του διοικούντος ως προς την επίτευξη των επιθυμητών στόχων.
- Το μέγεθος της επιχείρησης σε ανθρώπινο δυναμικό ή/και σε δραστηριότητες δεν επηρεάζει την ισχύ της προηγούμενης διαπίστωσης.
ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ – ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ
Ο σχεδιασμός είναι η χάραξη της ιδανικής πορείας από την υπάρχουσα στην επιθυμητή κατάσταση. Γίνεται πάντα πριν την έναρξη οποιασδήποτε δράσης και χρησιμεύει ως χάρτης στην πορεία υλοποίησης των επιθυμητών αποτελεσμάτων.
Η επιτυχία του σχεδιασμού εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από:
- Την ανάλυση της υπάρχουσας κατάστασης
- Τη σύνθεση της επιθυμητής κατάστασης
- Τον καθορισμό των στόχων
- Την επιλογή των κατάλληλων μεθόδων και μέσων
- Την παρακολούθηση της εκτέλεσης του σχεδίου δράσης
ΟΡΓΑΝΩΣΗ
Οργάνωση είναι η επίτευξη αρμονίας μεταξύ των εργασιών που επιτελούνται και των αποτελεσμάτων που αυτές αποσκοπούν να επιφέρουν. Γι αυτό, το στέλεχος οφείλει να καταστήσει σαφές σε κάθε εργαζόμενο ότι πρέπει πάντα να αντιλαμβάνεται τη θέση εργασίας του και τις αρμοδιότητες που αυτή περιλαμβάνει σε σχέση με τα επιθυμητά αποτελέσματα.
Η οργάνωση μπορεί να είναι στατική σε εφαρμογή του (κατά παράφραση) αξιώματος «μια οργάνωση που κερδίζει, δεν την αλλάζεις», το οποίο βέβαια υπονοεί και την αντίστροφη αλήθεια «πρέπει ν’ αλλάξεις οργάνωση, όταν πια αυτή που έχεις δεν κερδίζει». Εκ του αντιθέτου, μία οργάνωση μπορεί να είναι δυναμική, να εμπερικλείει δηλαδή τους μηχανισμούς εκείνους που διασφαλίζουν την εξελικτική προσαρμογή της στις απαιτήσεις ενός συνεχώς μεταβαλλομένου περιβάλλοντος.
Επίσης, η οργάνωση μπορεί να κατηγοριοποιείται ως τυπική, όταν καθορίζει τις δραστηριότητες μιας ομάδας ανθρώπων προς επίτευξη ενός κοινού αποτελέσματος και ως άτυπη, όταν αυτή προκύπτει από σχέσεις μεταξύ ατόμων που δεν έχουν κοινό ενσυνείδητο σκοπό ακόμα και όταν επιτυγχάνουν συλλογικά αποτελέσματα.
Τυπική μεθοδολογία οργάνωσης:
- Ανάλυση και τμηματοποίηση του συνολικού έργου σε μικρότερα στοιχειώδη έργα (καθήκοντα)
- Ομαδοποίηση των στοιχειωδών έργων που παρουσιάζουν συνάφεια (δραστηριότητες)
- Δημιουργία οργανωτικών μονάδων και επιπέδων
- Ανάθεση ευθυνών και εξουσιών
- Περιγραφή των εργασιών
Tips!
- Η συνεχής αλλαγή των οργανωτικών δομών με το πρόσχημα της προσαρμοστικότητας δείχνει περισσότερο οργανωτική αδυναμία παρά ευελιξία.
- Η ανάθεση εξουσίας χωρίς ευθύνη είναι έγκλημα, η ανάθεση ευθύνης χωρίς εξουσία είναι αυτοκτονία.
- Μην επιρρίπτετε ευθύνες σε άτομα που δεν έχουν εξουσία.
- Μην χρησιμοποιείτε (προ)σχηματική οργανωτικότητα, μην υπερβάλλετε σε οργανωτικότητα.
- Δεν υφίσταται οργάνωση όταν δεν υπάρχει επίβλεψη και παρακίνηση των υφισταμένων
- Κάθε υφιστάμενος έχει έναν και μόνον προϊστάμενο (από τον οποίο παίρνει εντολές).
ΗΓΕΣΙΑ
Με τον όρο αυτό εκφράζεται με πλέον σύγχρονο τρόπο η λειτουργία που παλαιότερα αποκαλούσαμε «διεύθυνση» και έγκειται στην αποτελεσματική καθοδήγηση των υφισταμένων.
Η ηγεσία, ως λειτουργία της διοίκησης, περιλαμβάνει αφενός τις τέσσερις συνισταμένες της διαχείρισης των ανθρωπίνων πόρων που προσεγγίσαμε αναλυτικότερα σε προηγούμενα άρθρα μας: επιλογή, αξιολόγηση, εκπαίδευση και παρακίνηση προσωπικού και, αφετέρου, τις εγκάρσιες διοικητικές λειτουργίες της ανάθεσης αρμοδιοτήτων και της λήψης αποφάσεων.
Διαδικασία λήψης απόφασης:
- Ανάλυση του προβλήματος (ζητουμένου)
- Ανάπτυξη ενός δημιουργικού καταιγισμού ιδεών (brain storming)
- Επιλογή της κύριας λύσης και τουλάχιστον δύο εναλλακτικών
- Περιγραφή των εργασιών υλοποίησης των αποφασισθέντων
Ανάθεση αρμοδιοτήτων:
- Εντοπισμός των ατομικών ικανοτήτων των υφισταμένων
- Σχεδιασμός της ανάθεσης αρμοδιοτήτων
- Προσδιορισμός παραχωρουμένων χώρων ευθύνης και εξουσίας
- Εκπαίδευση του υφισταμένου επί των νέων του αρμοδιοτήτων
- Παρακολούθηση του υφισταμένου μέχρι την αυτονόμησή του
ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΣ
Ο συντονισμός συνίσταται στον εναρμονισμό των ανθρώπων με τις απαιτήσεις των έργων που αυτοί καλούνται να υλοποιήσουν.
Προϋποθέσεις για έναν αποτελεσματικό συντονισμό:
- Ούτε ελλιπής ούτε υπερβολική ανάθεση αρμοδιοτήτων
- Ισορροπία μεταξύ αρμοδιοτήτων και εξουσίας
- Σωστός και διεξοδικός σχεδιασμός των έργων
- Καθορισμός στόχων και επιθυμητών αποτελεσμάτων
ΕΛΕΓΧΟΣ
Ο έλεγχος έρχεται να διαπιστώσει κατά πόσο το προϊόν του σχεδιασμού υλοποιήθηκε σύμφωνα με το πρόγραμμα.
Προϋποθέσεις για έναν αποτελεσματικό έλεγχο
- Καθορισμός προδιαγραφών απόδοσης
- Προσδιορισμός αποδεκτών αποκλίσεων
- Αυτοψία του στελέχους για αποτίμηση των αποτελεσμάτων
- Επιστροφή πληροφόρησης (feed back) από τους συντελεστές του έργου
- Διορθωτικές ενέργειες
Tips!
- Αν θέλετε να σας εμπιστεύονται, δώστε ελάχιστες υποσχέσεις και κρατήστε τις όλες.
- Επαινείτε την καλή εργασία από όποιον και αν προέρχεται.
- Επιδείξτε πνεύμα αλληλεγγύης.
- Έχετε ανοιχτό πνεύμα και ακούτε τις απόψεις των άλλων.
- Συζητάτε, μην αντιδικείτε
- Αφήστε τις αρετές σας να «μιλάνε» από μόνες τους
- Μην μιλάτε για την ανικανότητα των άλλων εάν δεν είναι αναγκαίο
- Δείξτε αληθινό ενδιαφέρον για όλους
Θεσσαλονίκη, 17/05/2006
