Τα Σίγουρα Βήματα για μια Αποτελεσματική Στελέχωση ΙΙΙ: Εκπαίδευση Ανθρωπίνων Πόρων (2006)

Του ΝΙΚΟΥ ΚΕΛΠΕΚΗ

Η επιλογή και η αξιολόγηση του προσωπικού, που προσεγγίσαμε σε προηγούμενα άρθρα, αποτελούν μαζί με την εκπαίδευση και την παρακίνηση των ανθρωπίνων πόρων τις συνιστώσες μιας αποτελεσματικής στελέχωσης της επιχείρησής μας.

Η εκπαίδευση των ανθρωπίνων πόρων, που αποτελεί το αντικείμενο αυτού του τρίτου κατά σειρά άρθρου μας, είναι η σημαντικότερη από τις συνιστώσες αυτές, διότι μέσα από την εκπαίδευση:

1. υπερβαίνονται αδυναμίες που εντοπίστηκαν κατά την αξιολόγηση του προσωπικού
2. διασαφηνίζονται διάφορα θέματα
3. λύνονται απορίες
4. συγκλίνουν οι τυχόν αποκλίνουσες απόψεις επί τεχνικών, οργανωτικών ή/και επικοινωνιακών θεμάτων της επιχείρησης
5. ενισχύονται οι ικανότητες και δεξιότητες των ανθρώπων για την υλοποίηση συγκεκριμένων έργων
6. δομούνται επιθυμητές (συν)εργασιακές συμπεριφορές
7. ενισχύεται το πνεύμα ομαδικότητας και η κουλτούρα της επιχείρησης
8. γίνονται κατανοητοί οι στόχοι και η συμβολή του κάθε εργαζομένου στην επίτευξή τους.

Η Ευρωπαϊκή Ένωση, έχοντας προ πολλού αντιληφθεί τον μείζονα ρόλο της συνεχούς εκπαίδευσης των εργαζομένων στη δημιουργία ανταγωνιστικών πλεονεκτημάτων στην σκηνή του παγκοσμίου εμπορίου, θέσπισε στα τέλη του προηγούμενου αιώνα την πρακτική της «δια βίου επαγγελματικής κατάρτισης», η οποία εισήχθη μέσω των εθνικών νομοθεσιών στα κράτη-μέλη της Ένωσης. Το πνεύμα αυτής της πρακτικής είναι ότι η επιτυχία των ευρωπαϊκών οικονομιών στα πλαίσια της παγκοσμιοποίησης δεν είναι εφικτή χωρίς την αδιάλειπτη εκπαίδευση όλων των Ευρωπαίων καθ’ όλη τη διάρκεια της επαγγελματικής τους ζωής. Τόσο η επιστημονική-τεχνολογική όσο και η οργανωτική-διοικητική τεχνογνωσία εξελίσσονται πλέον με τόσο ταχείς ρυθμούς, που δεν μπορεί κανένας μας να βασισθεί με απόλυτη βεβαιότητα σε δεδομένα παλαιότερα των δύο-τριών ετών.

Έτσι λοιπόν, δια νόμου του ελληνικού κράτους, όλες οι επιχειρήσεις της επικράτειας υποχρεούνται να προκαταβάλουν το 0,45% της ετήσιας μισθοδοτικής τους μάζας στο ταμείο του ΛΑΕΚ για την εκπαίδευση των εργαζομένων της. Η ρύθμιση αυτή καθιστά την αυτοχρηματοδότηση από τις επιχειρήσεις της εκπαίδευσης των εργαζομένων σε αυτές de facto υποχρεωτική. Επαφίεται λοιπόν στη βούληση της κάθε επιχείρησης να κάνει χρήση ή όχι, για εκπαιδευτικούς σκοπούς, ποσών που ήδη έχει προκαταβάλει.

Ανεξάρτητα τώρα από την οικονομική διάσταση του θέματος, η οργάνωση και διεξαγωγή εκπαιδευτικών ενεργειών για λογαριασμό της επιχείρησης ακολουθεί κάποιες διαδικασίες, οι οποίες διασφαλίζουν την ομαλή διεκπεραίωση και την αποτελεσματικότητα της εκπαίδευσης.

ΕΝΤΟΠΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΩΝ ΑΝΑΓΚΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ

Δεν έχει νόημα να προβούμε σε κανενός είδους εκπαιδευτική ενέργεια, εάν αυτή δεν ανταποκρίνεται σε πραγματικές ανάγκες της επιχείρησής μας. Η επιχείρηση δεν εκπαιδεύει ούτε για λόγους κύρους, ούτε από μιμητισμό προς άλλες επιχειρήσεις, ούτε για την απορρόφηση των οποιωνδήποτε κονδυλίων. Η επιχείρηση εκπαιδεύει διότι γνωρίζει ότι η γνώση είναι εργαλείο επίτευξης των στόχων της και διότι έχει εντοπίσει τις ελλείψεις της σε τεχνογνωσία.

Οι εκπαιδευτικές ανάγκες της επιχείρησης προκύπτουν από:

1. Τον εντοπισμό αδυναμιών κατόπιν αξιολόγησης του προσωπικού
2. Την εισαγωγή τεχνικών, τεχνολογικών, διοικητικών ή/και οργανωτικών καινοτομιών
3. Την μεταβολή των δεδομένων της αγοράς
4. Την πρόσληψη ανθρωπίνων πόρων
5. Τον επαναπροσδιορισμό της στρατηγικής και των στόχων της επιχείρησης
6. Την εξέλιξη της φιλοσοφίας της επιχείρησης
7. Την σύναψη στρατηγικών συνεργασιών

Tips:

• Η εκπαίδευση των εργαζομένων δεν είναι αυτοσκοπός: η επιχείρηση πρέπει να εντάσσει την εκπαιδευτική δραστηριότητα στον στρατηγικό της σχεδιασμό και να προβλέπει πού, πότε και πώς θα χρησιμοποιήσει την αποκτηθείσα γνώση.
• Η εκπαίδευση είναι (και πρέπει να γίνεται αντιληπτή ως) μία επιπλέον παροχή σε είδος από την επιχείρηση στον εργαζόμενο: η εκπαίδευση που παίρνει ένας εργαζόμενος αποτελεί εφεξής μέρος της «εργασιακής προίκας» του, η οποία του ανήκει και δεν μπορεί να του αφαιρεθεί.
• Η εκπαίδευση αποτελεί ταυτόχρονα υποχρέωση και δικαίωμα τόσο της επιχείρησης όσο και των εργαζομένων.

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ-ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ

Οι εντοπισθείσες εκπαιδευτικές ανάγκες πρέπει να καταγράφονται, έτσι ώστε στην αρχή κάθε έτους, μετά την ανασκόπηση της χρονιάς που πέρασε, να γίνεται ο ετήσιος σχεδιασμός των εκπαιδευτικών ενεργειών της επιχείρησης, ο οποίος πρέπει να αποτυπώνεται σε ένα Ετήσιο Πρόγραμμα Εκπαίδευσης. Το πρόγραμμα αυτό πρέπει να παρουσιάζει ευκαμψία και να είναι ένας οδηγός που εξυπηρετεί τις ανάγκες των τμημάτων, δεσμεύοντάς τα όμως παράλληλα στη διαδικασία ανανέωσης του περιεχομένου της γνωστικής τους δεξαμενής.

Ο αποτελεσματικός σχεδιασμός της εκπαίδευσης οφείλει να:

1. Εξυπηρετεί τους στόχους της επιχείρησης
2. Εφαρμόζει τις αρχές της μάθησης
3. Επιλέγει τις κατάλληλες εκπαιδευτικές μεθόδους και εργαλεία
4. Προσδιορίζει τον τόπο, τον χρόνο και τη διάρκεια των εκπαιδευτικών ενεργειών
5. Προσδιορίζει τις εκπαιδευτικές ικανότητες του εκπαιδευτή
6. Να λαμβάνει υπ’ όψιν του τις οποιεσδήποτε ιδιαιτερότητες του καταρτιζόμενου κοινού

Το περιεχόμενο της εκπαιδευτικής ενέργειας πρέπει να καθορίζεται από τους υπευθύνους των τμημάτων που πρόκειται να εκπαιδευτούν. Κατά κανόνα είναι αυτοί που γνωρίζουν καλύτερα τις εκπαιδευτικές ανάγκες στον χώρο ευθύνης τους. Σε όσες επιχειρήσεις υφίσταται θέση εργασίας (ή επιτελούνται οι λειτουργίες) Υπευθύνου Ανθρωπίνων Πόρων, αυτός μπορεί να κατευθύνει και να συντονίσει τους υπευθύνους τμημάτων για αποτελεσματικότερο καθορισμό του εκπαιδευτικού περιεχομένου.

Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να ζητηθεί από τον εκπαιδευτή να αναπτύξει το εκπαιδευτικό περιεχόμενο σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης και όχι να κάνει ακαδημαϊκή διάλεξη βάσει προκατασκευασμένου εκπαιδευτικού περιεχομένου.

Τα σεμινάρια εκπαίδευσης μπορεί να προγραμματισθούν να γίνουν:

1. Ατομικά ή ομαδικά
2. Ενδοεπιχειρησιακά ή διεπιχειρησιακά
3. Εντός ή εκτός χρόνου εργασίας
4. Από εσωτερικούς ή εξωτερικούς εκπαιδευτές
5. Θεωρητικά ή/και πρακτικά

Tips:

• Στην αγορά υπάρχουν καταξιωμένες εταιρίες παροχής εκπαιδευτικών υπηρεσιών και ικανοί εκπαιδευτές.
• Εάν χρειασθεί να αναζητήσετε εξωτερικούς εκπαιδευτές, βεβαιωθείτε ότι αυτοί διαθέτουν την απαραίτητη εμπειρία για να καλύψουν αποτελεσματικά τις ανάγκες σας.
• Προσδιορίστε τις απαιτήσεις σας και ζητήστε από τον εξωτερικό εκπαιδευτή να τεκμηριώσει τον τρόπο που θα τις ικανοποιήσει.
• Δημιουργήστε εργαλεία αξιολόγησης των εκπαιδευτών, σύμφωνα με τα δικά σας κριτήρια.

ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ

Η πρόσφορη και εποικοδομητική διεξαγωγή των σεμιναρίων εκπαίδευσης του προσωπικού είναι συνάρτηση της έγκαιρης και προσεκτικής οργάνωσής τους.

Για τη διεξαγωγή μιας εκπαιδευτικής ενέργειας πρέπει να εξασφαλίσουμε:

1. Κατάλληλα διαμορφωμένη αίθουσα εκπαίδευσης
2. Εξοπλισμό της αίθουσας με εποπτικά μέσα: πίνακας, γραφική ύλη για τον εκπαιδευτή, προβολέας διαφανειών ή/και video προβολέας
3. Κατάλληλο εξοπλισμό, όταν αυτός απαιτείται σε πρακτική εκπαίδευση
4. Μπλοκ σημειώσεων και στυλό για τους εκπαιδευομένους
5. Φωτοτυπίες των σημειώσεων, των ασκήσεων και των τεστ του εκπαιδευτή
6. Αντίγραφο εκπαιδευτικού προγράμματος (ώρες διδασκαλίας, περίοδοι διαλειμμάτων)
7. Παρουσιολόγιο εκπαιδευτών και εκπαιδευομένων
8. Ερωτηματολόγια αξιολόγησης του σεμιναρίου από τους εκπαιδευόμενους
9. Ενδεχομένως, γραμματειακή υποστήριξη του σεμιναρίου
10. Ενδεχομένως, catering για τα διαλείμματα

Η αίθουσα εκπαίδευσης πρέπει να είναι άνετη (τουλάχιστον 2 τ.μ. ανά εκπαιδευόμενο), επαρκώς φωτισμένη, εξαεριζόμενη και κλιματιζόμενη, να μην είναι υπόγεια, να τηρεί προδιαγραφές ασφάλειας και να είναι ανεξάρτητη από τους εργασιακούς χώρους (γραφεία, αποθήκες, εργοστάσια, καταστήματα, εργοτάξια, κλπ.) Επίσης είναι απαραίτητο να υπάρχει κατάλληλος χώρος για τα διαλείμματα.

Την εκπαιδευτική ενέργεια καλείται να παρακολουθήσει (ει δυνατόν εξ ολοκλήρου) ο Υπεύθυνος Ανθρωπίνων Πόρων της επιχείρησης ή οποιοσδήποτε άλλος ασκεί αυτή την αρμοδιότητα. Η παρουσία του έχει ως σκοπό την αξιολόγηση του σεμιναρίου από την πλευρά της επιχείρησης. Γι αυτό είναι απαραίτητο να έχει μαζί του κατάλληλο ερωτηματολόγιο αξιολόγησης, το οποίο θα συμπληρώνει προοδευτικά κατά την διεξαγωγή της εκπαίδευσης.

Tips:

• Εάν δεν διαθέτετε αίθουσα σεμιναρίων με τις κατάλληλες προδιαγραφές, ρωτήστε τον σύμβουλο που σας παρέχει την εκπαιδευτική υπηρεσία εάν διαθέτει δική του αίθουσα και εάν αυτή συμπεριλαμβάνεται στην τιμή του.
• Τα περισσότερα ξενοδοχεία διαθέτουν πλήρως εξοπλισμένες αίθουσες, που τηρούν όλες τις απαιτούμενες προδιαγραφές. Οι τιμές στις οποίες ενοικιάζονται είναι τόσο ποικίλες, ώστε μπορούν να ικανοποιήσουν οποιεσδήποτε απαιτήσεις της επιχείρησής σας.
• Μην ασχολείσθε με τη διοργάνωση του εκπαιδευτικού σεμιναρίου μία μόλις ημέρα πριν τη διεξαγωγή του: ξεκινήστε τουλάχιστον 7-10 ημέρες πριν.
• Η ομάδα των εκπαιδευομένων δεν πρέπει σε καμία περίπτωση να υπερβαίνει τα 30 άτομα: ο ιδανικός αριθμός είναι 10-15 εκπαιδευόμενοι σε μία αίθουσα.
• Η εκπαιδευτική «ώρα» διαρκεί 45’ της ώρας. Για κάθε εκπαιδευτικό 45λεπτο πρέπει να δίνεται ένα 15λεπτο διάλειμμα. Για πρακτικούς λόγους μπορούμε να ομαδοποιήσουμε εκπαιδευτικές περιόδους και διαλείμματα.
• Ιδιαίτερα κατά την πρακτική εκπαίδευση, μην ξεχνάτε την εφαρμογή των προβλεπομένων κανόνων υγιεινής και ασφάλειας όλων των συμμετεχόντων στο σεμινάριο, καθώς και τυχόν τρίτων σε πλησίον χώρους.

ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ

Η αξιολόγηση μιας εκπαιδευτικής ενέργειας έχει τρεις διαστάσεις:

1. την αξιολόγηση της εκπαίδευσης
2. την αξιολόγηση της απόδοσης του εκπαιδευθέντος
3. την αξιολόγηση της εκπαιδευτικής επένδυσης

Η αξιολόγηση της εκπαίδευσης αναφέρεται:

1. στην αξιολόγηση του εκπαιδευτή: τρόπος παρουσίασης των θεμάτων, βάθος γνώσης του αντικειμένου, μεταδοτικότητα, ικανότητες ανάλυσης και σύνθεσης, διάλογος με τους εκπαιδευομένους
2. στην αξιολόγηση των παιδαγωγικών μέσων: εγκαταστάσεις, οπτικοακουστικά μέσα, μεθοδολογία  (θεωρία, πρακτική, case studies, ασκήσεις, τεστ), σημειώσεις
3. στην αξιολόγηση της θεματολογίας: εύστοχη επιλογή θεμάτων βάσει αναγκών, χρησιμότητα και πληρότητα θεμάτων, διάρκεια ανάπτυξης θεμάτων

Η αξιολόγηση της απόδοσης του εκπαιδευθέντος είναι μία σύνθετη ενέργεια, η οποία αποτελεί μέρος της ετήσιας αξιολόγησης του εργαζομένου, έτσι όπως την προσεγγίσαμε σε προηγούμενο άρθρο μας. Η απόδοση του εργαζομένου είναι σαφώς συνάρτηση και άλλων εκτός από την εκπαίδευση παραγόντων και είναι εξαιρετικά δύσκολο να ξεχωρίσουμε κατά πόσο η βελτίωση της απόδοσης του εργαζομένου οφείλεται στην ληφθείσα εκπαίδευση. Βέβαια, εάν πρόκειται να αξιολογήσουμε απόδοση επί τεχνικών θεμάτων (π.χ. χειρισμός ενός μηχανήματος), επί δεξιοτήτων (π.χ. ταχύτητα δακτυλογράφησης) ή επί της εφαρμογής πρακτικών (π.χ. λήψη μέτρων ατομικής υγιεινής κατά τον χειρισμό τροφίμων) τα πράγματα είναι πιο εύκολα. Όταν όμως καλούμαστε να αξιολογήσουμε την απόδοση ενός εκπαιδευθέντος σε θέματα π.χ. ενδοεπιχειρησιακής επικοινωνίας ή αυτοπαρακίνησης, τότε χρειάζεται να οπλιστούμε με μακροχρόνια υπομονή και με σύνθετα εργαλεία παρακολούθησης των επιδόσεων του εργαζομένου.

Τέλος, η αξιολόγηση της εκπαιδευτικής επένδυσης μπορεί να γίνει μόνον έμμεσα, αφού υπολογίσουμε (εφόσον είναι εφικτό: π.χ. στην περίπτωση των πωλητών) τη συμμετοχή του εργαζομένου στα έσοδα της επιχείρησης αφενός και, αφετέρου, την δαπάνη εκπαίδευσής του σε θέματα που μπορούν συμβάλουν στη μετρήσιμη βελτίωση των επιδόσεών του.

Tips:

• Η ανάπτυξη εργαλείων αξιόπιστης αξιολόγησης των εκπαιδευτικών ενεργειών είναι τεχνικά δύσκολη, αλλά όχι αδύνατη. Εάν η επιχείρησή σας έχει την ανάγκη τέτοιων εργαλείων, απευθυνθείτε στους ειδικούς συμβούλους σας, οι οποίοι διαθέτουν τη σχετική τεχνογνωσία.
• Η εξατομικευμένη εκπαίδευση κάθε νεοπροσλαμβανομένου από τον άμεσο προϊστάμενό του επί των απαιτήσεων της θέσης εργασίας είναι μείζονος σημασίας. Το σύνολο σχεδόν τα ανωτέρω ισχύει και σε αυτή την περίπτωση εκπαίδευσης.

Θεσσαλονίκη, 02/02/2006