Τα σίγουρα βήματα για μια αποτελεσματική στελέχωση (ΙΙ)
ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ

Του ΝΙΚΟΥ ΚΕΛΠΕΚΗ


Όπως αναφέραμε σε προηγούμενο άρθρο μας με τίτλο Η Τέχνη της Επιλογής Προσωπικού, η αποτελεσματική στελέχωση μιας θέσης εργασίας απαιτεί εφαρμογή της διοικητικής λειτουργίας της ηγεσίας, η οποία κυρίως συνίσταται στο να επιλέγουμε, αξιολογούμε, εκπαιδεύουμε και παρακινούμε τους υφισταμένους μας.

Η αξιολόγηση των ανθρωπίνων πόρων αφορά κατά κύριο λόγο:

  1. στην απόδοση του προσωπικού (μέτρηση των επιδόσεων των ανθρώπων μας για μία δεδομένη χρονική περίοδο)
  2. στις ικανότητες των εργαζομένων (μέτρηση των δυνατοτήτων τους με στόχο την αποτελεσματικότερη ανάθεση αρμοδιοτήτων)
  3. στην εργασιακή συμπεριφορά (μέτρηση των κυρίαρχων στοιχείων χαρακτήρα με σκοπό την αξιοποίησή τους στον εργασιακό χώρο)

Σε αυτό το τεύχος θα προσεγγίσουμε την αξιολόγηση της απόδοσης των ανθρωπίνων πόρων, η οποία αποτελεί (και αυτή) σημαντική αρμοδιότητα κάθε στελέχους επιχείρησης.

Βασική προϋπόθεση και αφετηρία κάθε ενέργειας αξιολόγησης προσωπικού είναι ο σχεδιασμός της. Να καθορίσουμε λοιπόν για την αξιολόγηση:

  1. Στόχους
  2. Μεθόδους και εργαλεία
  3. Χρονοδιάγραμμα

ΣΤΟΧΟΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ

Η στοχοποίηση της αξιολόγησης μας επιτρέπει να συγκεκριμενοποιήσουμε το μέγεθος της προσπάθειας που πρέπει να καταβάλουμε για να περάσουμε από την υφιστάμενη κατάσταση σε μία άλλη, περισσότερο επιθυμητή.

Ενδεικτικοί στόχοι της αξιολόγησης προσωπικού είναι:

  1. Εντοπισμός δυνατών και αδύναμων σημείων των υφισταμένων, με σκοπό τον ορθολογικότερο και αποτελεσματικότερο σχεδιασμό των εκπαιδευτικών ενεργειών
  2. Δικαιότερο σύστημα ανταμοιβών των εργαζομένων (αυξήσεις μισθών, επιβραβεύσεις με bonuses ή πριμ, προαγωγές, κλπ.)
  3. Τοποθέτηση των κατάλληλων ατόμων στις κατάλληλες θέσεις
  4. Αντιμετώπιση προβλημάτων μειωμένης απόδοσης
  5. Βελτίωση του ενδοεπιχειρησιακού κλίματος
  6. Ενημέρωση των υφισταμένων και εκδήλωση ενδιαφέροντος γι αυτούς

ή κάποιος συνδυασμός αυτών.

Είναι ευνόητο ότι ο κατάλογος αυτός δεν είναι σε καμία περίπτωση διεξοδικός. Κάθε επιχείρηση, κάθε τμήμα εντός της επιχείρησης θα διαμορφώσουν τους δικούς τους στόχους αξιολόγησης, σύμφωνα με τις δικές τους ιδιαιτερότητες και προτεραιότητες.

Προσοχή!

  • Τα στελέχη αξιολογούν όλους τους υφισταμένους τους.
  • Και τα στελέχη αξιολογούνται από τους προϊσταμένους τους.
  • Δεν εντοπίζουμε αδύναμα σημεία για να επιβάλουμε κυρώσεις, αλλά για να τα εξαλείψουμε μέσω της συνεχούς εκπαίδευσης.

ΜΕΘΟΔΟΙ ΚΑΙ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ

Όπως και η αποτελεσματική επιλογή προσωπικού, έτσι και η αξιολόγηση προϋποθέτει την ύπαρξη  πλήρων και ορθών περιγραφών θέσεων εργασίας, διότι αυτές θα μας παρέχουν ένα έγκυρο και σταθερό σημείο αναφοράς των απαιτήσεων που επιθυμούμε να εκπληρώνουν οι υφιστάμενοί μας. Μέσα από τις αρμοδιότητες λοιπόν, θα καθορίσουμε τις δραστηριότητες-κλειδιά για κάθε θέση εργασίας.

Οι δραστηριότητες-κλειδιά είναι εκείνες οι οποίες, παρέχοντας συγκεκριμένα μετρήσιμα αποτελέσματα, μας επιτρέπουν να αποφανθούμε εάν ο υφιστάμενος φέρει αποτελεσματικά σε πέρας την αποστολή του και σε ποιο βαθμό.

Κατόπιν καθορίζουμε για κάθε δραστηριότητα-κλειδί τις σχετικές προδιαγραφές απόδοσης, δηλαδή οι συνθήκες που διαμορφώνονται όταν εκτελούνται ικανοποιητικά οι ενέργειες που προβλέπονται από τις αρμοδιότητες της περιγραφής θέσης εργασίας. Οι προδιαγραφές απόδοσης μετρούν αποτελέσματα από πλευράς ποσότητας, ποιότητας, χρόνου και κόστους (π.χ. για τη δραστηριότητα-κλειδί «δακτυλογράφηση κειμένων» θέσης εργασίας Γραμματέως Εταιρίας, προδιαγραφές απόδοσης θα μπορούσαν να ήταν «υψηλή ταχύτητα», «άριστη ορθογραφία και συντακτικό», «ικανοποιητική μορφοποίηση κειμένου», κλπ.)

Οι προδιαγραφές απόδοσης (πρέπει να) βρίσκονται σε πλήρη αντιστοιχία με τους στόχους της επιχείρησης ή του τμήματος:

ΣΤΟΧΟΙ

ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ Ή ΤΜΗΜΑΤΟΣ

ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΑΠΟΔΟΣΗΣ

Αποτελούν ομαδική δέσμευση για αποτελέσματα

Αποτελούν ατομική δέσμευση για αποτελέσματα

Προέρχονται από τον επιχειρησιακό σχεδιασμό

Προέρχονται από την περιγραφή θέσης εργασίας

Ενθαρρύνουν την ομαδική ανάπτυξη

Ενθαρρύνουν την ατομική ανάπτυξη

Οριοθετούν το σημείο επιτυχίας της επιχείρησης

Οριοθετούν το σημείο επιτυχίας του εργαζομένου

Αναφέρονται στα σφαιρικά αποτελέσματα της επιχείρησης

Αναφέρονται στις αρμοδιότητες του εργαζομένου

Επίσης, για όποιες δραστηριότητες-κλειδιά είναι εφικτό, μπορούμε να ορίσουμε δείκτες ποιότητας, δηλαδή αριθμητικές τιμές καθορισμού του επιθυμητού αποτελέσματος (π.χ. για τη δραστηριότητα-κλειδί «έκδοση παραστατικών» θέσης εργασίας Εμπορικής Διαχείρισης σε Λογιστήριο εταιρίας, δείκτης ποιότητας θα μπορούσε να ήταν «σε κάθε 100 παραστατικά που εκδίδονται να μην εντοπίζονται άνω των 5 λαθών»).

Το ερωτηματολόγιο αξιολόγησης είναι το κυριότερο εργαλείο του αξιολογητή. Η προετοιμασία ενός κατάλληλα επεξεργασμένου και διεξοδικού ερωτηματολογίου μας επιτρέπει να συλλέξουμε όλες εκείνες τις πληροφορίες που απαιτούνται για την μέτρηση και την εξαγωγή συμπερασμάτων. Επί πλέον το ερωτηματολόγιο αξιολόγησης αποτελεί και έναν αλάνθαστο οδηγό, ο οποίος κατευθύνει αποτελεσματικά τον αξιολογητή κατά την συνέντευξη αξιολόγησης.

Αν και μπορούμε να προμηθευτούμε προκατασκευασμένα συστήματα αξιολόγησης προσωπικού, πολλά εκ των οποίων είναι όντως αξιόλογα, κανένα τους δεν μπορεί να αντικαταστήσει, ως προς την αποτελεσματικότητα, ένα μοναδικό σύστημα αξιολόγησης που να είναι δομημένο στα μέτρα των αναγκών της δικής σας επιχείρησης ή τμήματος. Επομένως, υπάρχουν αρκετές δυνατότητες χρήσης ενός αποτελεσματικού συστήματος αξιολόγησης ανθρωπίνων πόρων:

  1. Αγορά από την επιχείρηση ενός «έτοιμου» συστήματος, το οποίο βεβαίως ένας σωστός προμηθευτής θα παραμετροποιήσει για την εταιρία μας και επί του οποίου θα εκπαιδεύσει κάποια στελέχη μας.
  2. Ανάθεση από την επιχείρηση σε ειδικούς συμβούλους της δόμησης ενός αποκλειστικού συστήματος αξιολόγησης, το οποίο θα ανταποκρίνεται στις ιδιαίτερες ανάγκες της εταιρίας μας.
  3. Δημιουργία από την ίδια την επιχείρηση του δικού της συστήματος αξιολόγησης προσωπικού, εφόσον βέβαια διαθέτει τη σχετική τεχνογνωσία ή με τη συνδρομή εξωτερικών εξειδικευμένων συμβούλων.
  4. Ανάθεση από την επιχείρηση της αξιολόγησης του προσωπικού της σε εξωτερικούς εξειδικευμένους συμβούλους, οι οποίοι διαθέτουν τα δικά τους συστήματα αξιολόγησης ανθρωπίνων πόρων.

Απομένει βέβαια να συνειδητοποιήσει η διοίκηση της επιχείρησης την αναγκαιότητα της τακτικής αξιολόγησης του πολυτιμότερου κεφαλαίου της και να εκδηλώσει την βούληση για την υλοποίησή της.

ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ

Η αξιολόγηση της απόδοσης του προσωπικού εντάσσεται στα πλαίσια του επιχειρησιακού σχεδιασμού και είναι μέρος της ετήσιας ανασκόπησης των επιχειρησιακών στόχων. Πρέπει λοιπόν να γίνεται προγραμματισμένα, βάσει λεπτομερούς χρονοδιαγράμματος.

Στοιχεία στα οποία πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη βαρύτητα για να διασφαλίσετε σοβαρότητα και εγκυρότητα:

  1. Η αξιολόγηση προσωπικού απαιτείται να γίνεται τουλάχιστον μία φορά ετησίως, κατά προτίμηση στο τέλος του έτους ή στις αρχές του επόμενου.
  2. Η αξιολόγηση γίνεται προγραμματισμένα και κατόπιν έγκαιρης ενημέρωσης των αξιολογουμένων.
  3. Προβλέψτε να δεσμεύσετε εγκαίρως τον απαραίτητο χρόνο που απαιτείται για την διεξαγωγή των ατομικών συνεντεύξεων αξιολόγησης και εξασφαλίστε τη διαθεσιμότητά σας και αυτή των αξιολογούμενων υφισταμένων σας.
  4. Μην αναβάλλετε τις προγραμματισμένες συνεντεύξεις αξιολόγησης: κινδυνεύετε να μην τις υλοποιήσετε ποτέ και να δημιουργήσετε την εντύπωση ότι η αξιολόγηση των ανθρωπίνων πόρων είναι για σας μία περιττή και ασήμαντη δραστηριότητα.

Η αξιολόγηση της απόδοσης των ανθρωπίνων πόρων ολοκληρώνεται με την εξαγωγή και την στάθμιση των αποτελεσμάτων. Για κάθε υφιστάμενό μας θα πρέπει να έχουμε ένα σύνολο αποτελεσμάτων, το οποίο θα μας δίνει μία ξεκάθαρη και όσο το δυνατόν αντικειμενικότερη εικόνα της ετήσιας απόδοσής του. Τα αποτελέσματα των ατομικών αξιολογήσεων αρχειοθετούνται και φυλάσσονται, ώστε να μας διευκολύνουν στη διαχείριση καριέρας των υφισταμένων μας.

Προσοχή!

Η συλλογή και τήρηση πληροφοριών για τους υφισταμένους σας εμπίπτει στις διατάξεις του   Ν.2472/1997 «περί προστασίας του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα». Πριν από την έναρξη των συνεντεύξεων αξιολόγησης, πρέπει να ενημερώνετε τους ατομικά τους αξιολογούμενους ότι σκοπός της επεξεργασίας των πληροφοριών αυτών είναι η διαχείριση της επαγγελματικής τους σταδιοδρομίας και ότι δεν  υπάρχουν άλλοι αποδέκτες των πληροφοριών αυτών εκτός από την επιχείρηση. Επίσης, σύμφωνα με τον ανωτέρω νόμο, ο ενδιαφερόμενος έχει δικαίωμα πρόσβασης και αντίρρησης στο σύνολο των πληροφοριών που αφορούν στο άτομό του.

Τα αποτελέσματα της αξιολόγησης θα μας επιτρέψουν να επεξεργαστούμε αποτελεσματικότερα προγράμματα ενδοεπιχειρησιακής εκπαίδευσης των εργαζομένων και την κατάρτιση και εφαρμογή των ενδεικνυόμενων συστημάτων παρακίνησης των ανθρωπίνων πόρων. Αλλά επ’ αυτών θα επανέλθουμε.

Θεσσαλονίκη, 10/12/2005