Τα Σίγουρα Βήματα για μια Αποτελεσματική Στελέχωση Ι: Η Τέχνη της Επιλογής Προσωπικού (2005)

Τα σίγουρα βήματα για μια αποτελεσματική στελέχωση (Ι)
Η ΤΕΧΝΗ ΤΗΣ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ

Του ΝΙΚΟΥ ΚΕΛΠΕΚΗ

Να λοιπόν που η παραδοσιακή αραβική θυμοσοφία έρχεται να επιβεβαιώσει μία από τις σημαντικότερες αλήθειες της σύγχρονης δυτικής επιχείρησης. Ο ανθρώπινος παράγων είναι σαφώς ένας από τους συντελεστές της παραγωγής, αλλά ως άλλος τέταρτος των τριών σωματοφυλάκων έρχεται να παίξει έναν καταλυτικό ρόλο. Χωρίς την επέμβαση του ανθρώπου, κεφάλαια, τεχνικά μέσα και διοίκηση δεν μπορούν από μόνα τους να επιτύχουν επιχειρησιακούς στόχους. Είναι οι άνθρωποι της επιχείρησης, οι οποίοι κάνοντας χρήση αυτών, φέρνουν τα επιθυμητά αποτελέσματα.

Μία από τις βασικές λειτουργίες της διοίκησης είναι η άσκηση ηγεσίας, αυτό που στην καθημερινότητα αποκαλούμε «διεύθυνση». Η πρώτη συνιστώσα της ηγετικής λειτουργίας κάθε διοικούντος (στελέχους), σε οποιαδήποτε βαθμίδα της ιεραρχίας, είναι η αποτελεσματική στελέχωση του χώρου ευθύνης του με τους κατάλληλους ανθρώπους. Εδώ λοιπόν υπεισέρχεται η επιλογή προσωπικού στις αρμοδιότητες του στελέχους επιχείρησης. Μακράν του να είναι αποτέλεσμα έμπνευσης και διαίσθησης, η επιλογή προσωπικού αποτελεί μία ορθολογική διαδικασία, η τεχνική της οποίας περιλαμβάνει συγκεκριμένα και ελεγχόμενα στάδια.

ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΘΕΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ

Είναι πρακτικά αδύνατο να προβούμε σε μία αποτελεσματική επιλογή προσωπικού, χωρίς προηγουμένως να έχουμε περιγράψει διεξοδικά τις απαιτήσεις της θέσης εργασίας που επιθυμούμε να καλύψουμε.

Η διεξοδική περιγραφή μιας θέσης εργασίας περιλαμβάνει:

1. Τον ακριβή τίτλο της, όπως αυτός εμφανίζεται στο οργανόγραμμα της επιχείρησης
2. Τον τίτλο του προϊσταμένου στον οποίο η θέση αυτή αναφέρεται
3. Μία γενική αλλά πλήρη περιγραφή των αρμοδιοτήτων, δηλαδή των τομέων ευθύνης και εξουσίας που θα διαχειρίζεται ο εκάστοτε κάτοχος της θέσης
4. Από ποια άλλη θέση εργασίας αντικαθίσταται
5. Σε ποια συλλογικά όργανα (συμβούλια, ομάδες εργασίας, κλπ.) της επιχείρησης συμμετέχει
6. Με ποιες άλλες θέσεις εργασίας συνεργάζεται
7. Ποιες θέσεις εργασίας αναφέρονται σε αυτήν
8. Συνοπτικά, ποια τυπικά και ουσιαστικά προσόντα απαιτούνται για την αποτελεσματική κάλυψη της

Tips:

• Μια γραπτή και καλά δομημένη περιγραφή θέσης εργασίας διευκολύνει τη φάση αξιολόγησης των υποψηφίων.
• Η εκτίμηση του κόστους της θέσης εργασίας είναι σημαντικότατος παράγοντας στον καθορισμό της προσφερόμενης αμοιβής.

ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΗ ΥΠΟΨΗΦΙΟΤΗΤΩΝ

Το επόμενο βήμα στην επιλογή προσωπικού είναι η συγκέντρωση βιογραφικών σημειωμάτων υποψηφίων για την θέση εργασίας που θέλουμε να καλύψουμε. Πολλοί άνθρωποι που αναζητούν εργασία συνηθίζουν να υποβάλλουν «αυθόρμητες υποψηφιότητες», να στέλνουν δηλαδή από μόνοι τους τα βιογραφικά τους σε διάφορους εργοδότες. Εάν η επιχείρησή σας είναι κατά καιρούς αποδέκτης βιογραφικών σημειωμάτων, μεριμνήστε να τα φυλάξετε επιμελώς σε ένα αρχείο: μπορεί να σας χρησιμεύσουν όταν παραστεί ανάγκη να στελεχώσετε μία θέση εργασίας, κάνοντας τη διαδικασία επιλογής ευκολότερη και λιγότερο δαπανηρή. Υπάρχουν όμως και άλλοι τρόποι προσέλκυσης βιογραφικών σημειωμάτων υποψηφίων.

Πηγές άντλησης εκπαιδευμένων υποψηφίων:

1. Συστάσεις από εργαζόμενους στην επιχείρησή μας
2. Συστάσεις από αξιόπιστους επιχειρηματίες ή/και στελέχη άλλων επιχειρήσεων
3. Γραφεία Διασύνδεσης εκπαιδευτικών ιδρυμάτων
4. Αγγελίες και καταχωρίσεις τύπου
5. Τοπικά γραφεία εύρεσης εργασίας
6. Σύμβουλοι επιχειρήσεων
7. Ομοειδείς επιχειρήσεις που προβαίνουν σε μείωση προσωπικού

Tips:

• Όσες περισσότερες υποψηφιότητες συγκεντρώσουμε, τόσο αποτελεσματικότερη θα είναι η επιλογή μας.
• Δεν πρέπει να διστάσουμε να αποταθούμε σε ειδικούς συμβούλους επιλογής προσωπικού. Στην αγορά υπάρχουν πραγματικά καλοί σύμβουλοι που αμείβονται λογικά για τις υπηρεσίες που παρέχουν.

ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΩΝ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΩΝ ΣΗΜΕΙΩΜΑΤΩΝ ΥΠΟΨΗΦΙΩΝ

Τα βιογραφικά σημειώματα των υποψηφίων αποτελούν την πρώτη μας «επαφή» μαζί τους. Μέσα από αυτά θα επιλεχθούν εκείνοι οι υποψήφιοι που θα κληθούν για συνέντευξη.

Στοιχεία που πρέπει απαραίτητα να προσέξουμε στο βιογραφικό σημείωμα του υποψηφίου:

1. Πληρότητα προσωπικών στοιχείων: ονοματεπώνυμο, ημερομηνία γέννησης, διεύθυνση, τηλέφωνα επικοινωνίας, οικογενειακή κατάσταση, στρατιωτικές υποχρεώσεις (άνδρες)
2. Αναφορά σε επαγγελματικούς στόχους
3. Σπουδές, σεμινάρια, άλλες γνώσεις
4. Επαγγελματική προϋπηρεσία: εργοδότες, θέσεις εργασίας, διάρκεια, αρμοδιότητες
5. Αναφορά σε εξωεπαγγελματικές δραστηριότητες
6. Αναφορά σε συστάσεις
7. Περιεχόμενο συνοδευτικής επιστολής (motivation letter), εφόσον υπάρχει

Με σημείο αναφοράς την περιγραφή θέσης εργασίας αξιολογούμε το περιεχόμενο (80-90%) και τη μορφή (10-20%) του βιογραφικού σημειώματος.

Επιλέγουμε για συνέντευξη εκείνους τους υποψηφίους, των οποίων τα βιογραφικά ανταποκρίνονται κατά 80% και πλέον στην περιγραφή της θέσης που θέλουμε να καλύψουμε. Εάν δεν υπάρχουν τέτοια βιογραφικά, πρέπει να επαναλάβουμε τη διαδικασία συλλογής υποψηφιοτήτων.

Τα βιογραφικά όσων υποψηφίων δεν συγκρατήσαμε την υποψηφιότητα, αρχειοθετούνται: μπορεί κάλλιστα να χρησιμεύσουν σε μία μελλοντική επιλογή προσωπικού.

Τέλος, μεριμνούμε για την επαφή με τους επιλεχθέντες στο πρώτο στάδιο και το κλείσιμο συνεντεύξεων επιλογής μαζί τους.

Tips:

• Για τους υποψήφιους που καλείτε σε συνέντευξη, σημειώστε μεθοδικά όλα εκείνα τα σημεία του βιογραφικού τους που θέλετε να διερευνήσετε περαιτέρω.
• Μην εντυπωσιάζεστε ούτε από το περιεχόμενο, ούτε από τη μορφή ενός βιογραφικού: προσπαθήστε να ερμηνεύσετε, να διαβάσετε «ανάμεσα από τις γραμμές», να βρείτε τί αυτά μπορεί να σημαίνουν για τα προσόντα του υποψηφίου.
• Η φωτογραφία στο βιογραφικό δεν αποτελεί σημαντικό κριτήριο επιλογής του υποψηφίου. Η φωτογραφία του υποψηφίου δεν είναι ο ίδιος ο υποψήφιος, αλλά η στιγμιαία καταγραφή της εξωτερικής του εικόνας.
• Δεν υπάρχουν «καλά» και «κακά» βιογραφικά. Υπάρχουν μόνο βιογραφικά που φαίνεται ν’ ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις μιας θέσης εργασίας και άλλα που δεν ανταποκρίνονται επαρκώς.

ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗ ΕΠΙΛΟΓΗΣ

Ο μοναδικός σκοπός του βιογραφικού σημειώματος είναι να μας δημιουργήσει την επιθυμία να μάθουμε περισσότερα γι αυτόν σε μια διαπροσωπική συνάντηση, η οποία αποτελεί τη φάση της συνέντευξης επιλογής.

Αυτό που ψάχνουμε κατά τη συνέντευξη επιλογής είναι να ταιριάξουμε τις επιτυχημένες εμπειρίες του υποψηφίου με τις απαιτήσεις και ανάγκες της θέσης εργασίας που θέλουμε να καλύψουμε.

Στοιχεία που πρέπει απαραίτητα να διαθέτει αυτός που διεξάγει μία συνέντευξη επιλογής προσωπικού:

1. Άριστη γνώση των απαιτήσεων της προσφερόμενης θέσης εργασίας
2. Αντικειμενικότητα και αμεροληψία
3. Γόνιμη περιέργεια και ικανότητα διερεύνησης
4. Ικανότητα παρατήρησης και ανάλυσης της ανθρώπινης συμπεριφοράς
5. Αυτοκυριαρχία και νηφαλιότητα
6. Απλότητα και φιλικότητα
7. Ειλικρίνεια

Η συνέντευξη επιλογής δεν είναι ένα bras de fer. Αποτελεί μία μορφή διαπραγμάτευσης, κατά την οποία τα δύο μέρη αναζητούν αμοιβαία οφέλη. Κατά συνέπεια μεριμνούμε να παρέχουμε στον υποψήφιο όλες εκείνες τις πληροφορίες που θα τον κάνουν ν’ αξιολογήσει σωστά τις απαιτήσεις μας σε σχέση με τις ικανότητές του.

Κρατούμε συστηματικά σημειώσεις και αποφεύγουμε να δεσμεύουμε και να δεσμευόμαστε κατά το στάδιο των συνεντεύξεων επιλογής προσωπικού.

Εάν χρειαστεί κάνουμε χρήση διαφόρων τεστ, αξιολόγησης ικανοτήτων ή/και ψυχομετρικών, υπό την προϋπόθεση ότι κατέχουμε απόλυτα αυτά τα εργαλεία, επειδή έχουμε πάρει την κατάλληλη εκπαίδευση για τη χρήση τους. Σε καμία περίπτωση δεν αξιολογούμε την προσωπικότητα του υποψηφίου «με το feeling».

Εφόσον ο υποψήφιος έχει παρουσιάσει συστάσεις, έχουμε κάθε δικαίωμα να τον ρωτήσουμε εάν μπορούμε ν’ αποταθούμε σε αυτά τα πρόσωπα για περισσότερες πληροφορίες. Πρέπει να γνωρίζουμε όμως ότι τις ουσιαστικότερες συστάσεις μπορούμε να τις πάρουμε από πρώην προϊσταμένους του υποψηφίου.

Εάν χρειαστεί, μπορούμε να καλέσουμε τον υποψήφιο και σε δεύτερη (ή/και τρίτη) συνέντευξη επιλογής.

Tips:

• Προσοχή στην αδιακρισία: υπάρχουν πληροφορίες που προστατεύονται νομίμως από το απόρρητο των προσωπικών δεδομένων του υποψηφίου (Ν. 2472/1997).
• Εάν στο βιογραφικό του υποψηφίου παραλείπονται βασικά στοιχεία, μπορούμε κατά την συνέντευξη επιλογής να του ζητήσουμε να συμπληρώσει μία δική μας φόρμα βιογραφικού σημειώματος.
• Δεν δίνουμε ποτέ στον επικρατέστερο υποψήφιο υποσχέσεις, που δεν πρόκειται να κρατήσουμε, με σκοπό να τον δελεάσουμε.

Σκοπός του σταδίου της συνέντευξης είναι να επιλέξουμε τον επικρατέστερο υποψήφιο και έναν ή καλύτερα δύο επιλαχόντες, των οποίων το προφίλ θα πρέπει να είναι πολύ κοντά σε αυτό του επικρατέστερου υποψηφίου.

ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΠΡΟΣΛΗΨΗΣ

Το τελευταίο λοιπόν στάδιο της επιλογής προσωπικού είναι η απόφαση να προσλάβουμε τον επικρατέστερο υποψήφιο, αυτόν δηλαδή του οποίου το προφίλ είναι πλησιέστερο, μεταξύ των προεπιλεχθέντων, στις απαιτήσεις της προς κάλυψη θέσης εργασίας. Για να είμαστε βεβαιότεροι ότι προβαίνουμε στη σωστή επιλογή, μπορούμε να ζητήσουμε από επαγγελματίες (συναδέλφους μας, προϊστάμενό μας, συμβούλους ανθρωπίνων πόρων) που έχουν την κατάλληλη εμπειρία να συναντηθούν για μια συνέντευξη με τον επικρατέστερο υποψήφιο και να μας γνωρίσουν στη συνέχεια την άποψή τους. Ασφαλώς, η άποψη οποιουδήποτε τρίτου λειτουργεί συμβουλευτικά: την εξουσία λήψης απόφασης, και συνεπώς και την ευθύνη της επιλογής, έχουμε πάντα εμείς.

Αλλά ποιοι είμαστε εμείς; Ποιος δηλαδή είναι αυτός που πρέπει να πάρει την τελική απόφαση για την επιλογή ενός υποψηφίου; Η απάντηση είναι ο άμεσος προϊστάμενος της προς κάλυψη θέσης εργασίας, διότι αυτός πρόκειται να λογοδοτεί για τα αποτελέσματα του προσλαμβανομένου. Αυτό βέβαια προϋποθέτει για τον εν λόγω προϊστάμενο ικανότητες επιλογής προσωπικού. Εάν δεν τις διαθέτει, τότε μπορεί να ζητήσει τη βοήθεια του Υπευθύνου Ανθρωπίνων Πόρων (εφόσον υπάρχει τέτοια θέση εντός της επιχείρησης) ή ενός εξωτερικού συμβούλου. Σε κάθε περίπτωση όμως, η τελική επιλογή αποτελεί τόσο δικαίωμα όσο και υποχρέωση του ιδίου.

Μετά τη λήψη απόφασης:

1. Ανακοινώνουμε στον επιλεχθέντα την απόφασή μας και του προσφέρουμε επισήμως την θέση εργασίας
2. Εφόσον το ζητήσει, του αφήνουμε ένα εύλογο διάστημα (2-3 ημερών) για να μας δώσει την οριστική του απάντηση
3. Ανακοινώνουμε στον επιλεχθέντα την ακριβή ημερομηνία ανάληψης των καθηκόντων του (ημερομηνία πρόσληψης)
4. Μεριμνούμε να ολοκληρωθούν όλες οι νόμιμες διαδικασίες της πρόσληψης
5. Εάν ο επιλεχθείς πρόκειται να μετεγκατασταθεί για να ενταχθεί στο ανθρώπινο δυναμικό μας, του παρέχουμε κάποια προθεσμία και οποιεσδήποτε τυχόν διευκολύνσεις μπορούμε
6. Μεριμνούμε για την ένταξη και τον προσανατολισμό του νεοπροσληφθέντος στην επιχείρησή μας (γνωριμία με τους ανθρώπους, τις εγκαταστάσεις και την κουλτούρα της επιχείρησής μας)
7. Μεριμνούμε για την εκπαίδευση του νεοπροσληφθέντος στη νέα του θέση εργασίας
8. Παρακολουθούμε την πρόοδο ένταξης και τα πρώτα αποτελέσματα του νεοπροσληφθέντος κατά την δοκιμαστική περίοδο (2-12 μήνες, ανάλογα με τη θέση εργασίας)

Η επιλογή προσωπικού αποτελεί μόνο το πρώτο βήμα για την αποτελεσματική στελέχωση μιας θέσης εργασίας. Ακολουθούν οι άλλες τρεις συνιστώσες της ηγετικής λειτουργίας της διοίκησης που είναι:

• η συνεχής εκπαίδευση του εργαζομένου
• η ετήσια αξιολόγησή του
• η παρακίνησή του.

Δραστηριότητες τις οποίες θα αναπτύξουμε διεξοδικά σε επόμενο άρθρο μας.

Θεσσαλονίκη, 27/09/2005